Повторяющиеся задачи

Половина работы отеля — это та же работа, что вчера: проверить воду в бассейне, обойти противопожарные двери, сделать генеральную уборку спа по понедельникам. Повторяющаяся задача — это расписание, которое создаёт такие задачи за вас, уже назначенными, в те дни, которые вы задали.

Живут они на вкладке Повторяющиеся задачи страницы «Задачи».

1. 1
2. 2

1. Сколько расписаний заведено и кнопка, которая добавляет новое
2. По карточке на расписание: правило, когда сработало в последний раз и когда сработает снова

Как читать карточку

На карточке:

• Название задачи, которую расписание создаёт, и отметка — Активна, На паузе или Завершена.
• Объект, к которому оно относится, или Рабочее пространство.
• Правило словами: «Каждую неделю по Пн в 07:30». Эту строку и надо проверять, когда задачи приходят не тогда, когда ожидалось.
• След. и Посл. — когда сработает и когда сработало, по часам самого расписания. У расписания на паузе следующего запуска нет.
• По шаблону: Подготовка к заезду, если расписание завели с шаблона задачи. Если шаблон с тех пор удалили, строка читается как Шаблон удалён — на само расписание это никак не влияет, оно продолжает работать.

Клик по карточке открывает расписание целиком: все поля, которые попадут в задачу, правило словами, следующий и последний запуск, файлы и те же кнопки Изменить, Приостановить, Возобновить и Удалить. Это чтение, а не форма: пока не нажмёте Изменить, ничего не меняется.

Как создать

Новая повторяющаяся задача открывает форму из двух половин: что будет написано в задаче и когда она появится.

Как начать с шаблона

Первый элемент формы — выбор шаблона задачи. Возьмите шаблон, и вся первая половина заполнится сама: заголовок, исполнители, приоритет, теги, локации, чеклист и файлы. Вам останется задать правило. Очистить шаблон снова опустошает эту половину, не трогая правило.

Расписание запоминает, с какого шаблона его завели, и показывает это на карточке, но дальше они никак не связаны: изменение шаблона потом не трогает уже созданные расписания. А если поменять в этой форме заголовок, расписание создастся вовсе без связи — под полем об этом написано.

Что написано в задаче

Объект, Заголовок, Исполнители, Наблюдатель, Описание, Приоритет, Теги, Локации и Применить чеклист — те же поля, что у обычной задачи, заполняемые один раз. Каждая созданная задача выходит уже с ними, и в этом главная экономия: чеклист прикреплён и нужная смена назначена ещё до того, как кто-то её открыл.

Локации привязывают расписание к месту — терраса у бассейна, этаж, целый корпус, — и каждая созданная задача приходит уже привязанной к нему. См. Локации в задачах.

Вложения — это постоянные бумаги: паспорт на химию, бланк замеров, фотография того, как выглядит «сделано». Файлы, приложенные к расписанию, копируются в каждую созданную им задачу, так что у того, кто делает обход, они уже под рукой. Добавили или убрали файл — изменится то, что получат будущие задачи; уже созданные останутся как были.

Поле объекта принимает сразу несколько объектов, и форма честно говорит, что это значит: «Будет создано 3 повторяющихся задачи с одинаковыми настройками». У каждого объекта своё расписание, а исполнители и теги сужаются до тех, что там есть. С группами так же: при одном объекте предлагаются его группы и группы всего рабочего пространства, а если объектов выбрано несколько — только группы всего рабочего пространства, ведь ни одна группа объекта не относится ко всем сразу.

Когда она появляется

1. 1
2. 2

1. Начать с шаблона — расписание берёт содержание из шаблона
2. Повторение, дата начала, правило и время

• Повторять — Ежедневно, Еженедельно, Ежемесячно или Ежегодно. Каждый вариант показывает то, что ему нужно: еженедельный — дни недели, ежемесячный — число или позицию («последняя пятница»), ежегодный — ещё и месяцы.
• Повторять каждые — интервал. Каждые 2 недели, каждые 3 месяца.
• Дата начала — раньше неё ничего не создаётся.
• Время — час, в который появляется задача, а под ним написан часовой пояс рабочего пространства. Сам пояс меняется в настройках пространства; расписание — не то место, где чинят неверные часы.
• Окончание — Никогда или После N повторений. Расписание, выдавшее последнее повторение, показывается как Завершена.

По каким часам живёт расписание

Расписание сохраняет тот часовой пояс, в котором было создано. Поле Время подписано этим поясом прямо в форме, и дальше расписание работает по этим часам: обход в 07:30 останется в 07:30 там — и летом, и зимой.

Отсюда два следствия, и оба обычно застают врасплох:

• Смена часового пояса рабочего пространства не двигает уже существующие расписания. Она задаёт пояс для тех, что вы создадите дальше, — см. Общее. Чтобы перевести существующее расписание на другие часы, пересоздайте его.
• След. и Посл. на карточке читаются по часам расписания, тогда как всё остальное время в системе следует за вашим устройством. Поэтому расписание отеля в другой стране показывает час, с которым остальной экран не согласен. Именно в этот час оно и сработает.

Если расписание должно жить по другим часам, чем показывает форма, сначала смените пояс рабочего пространства, а потом создавайте расписание.

Что производит расписание

В назначенное время расписание создаёт обычную задачу: она появляется в списке, её можно править, комментировать и закрывать, как любую другую, а назначенным приходит уведомление — в их активности написано Создана повторяющаяся задача.

Правка расписания меняет только будущие задачи. Уже созданные не трогаются — так и нужно: вчерашний обход это запись, а не черновик.

Пауза, возобновление, удаление

На каждой карточке свои кнопки — для тех, чей доступ позволяет управлять расписаниями:

Приостановить — это про крыло на ремонте, бассейн, слитый на сезон, услугу, снятую на месяц. Тянитесь к ней раньше, чем к Удалить: удаление означает собирать правило заново, когда работа вернётся.

Удаление прямо говорит, что произойдёт, и считает: Расписание остановится. 34 задачи, созданные этим расписанием, останутся: 12 не начаты · 5 в работе · 17 завершены или отменены. Если расписание ни разу не сработало, так и будет написано. Историю реально сделанной работы вы не теряете никогда, а цифры стоит прочитать до подтверждения: «5 в работе» — это пять человек посреди дела.